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Des stratégies qui produisent des avantages financiers tangibles

Des outils de collaboration tels que la messagerie instantanée, la gestion de la présence et les réseaux sociaux d'entreprise peuvent faciliter le flux des communications entre les membres d'une organisation et ses clients et ainsi réduire les délais de partage de l'information et de prise de décisions.

Cependant, les organisations mettent en œuvre des outils de collaboration pour des raisons qui dépassent le cadre de la simple recherche de méthodes de travail plus efficaces. En effet, la collaboration peut aussi offrir aux organisations des avantages financiers qu'elles ne peuvent se permettre d'ignorer.

Nous vous exposons ci-dessous cinq applications stratégiques des technologies de collaboration et les moyens par lesquels elles permettent aux organisations de réduire leurs frais.

1. Optimisation du coût des communications avec les liaisons SIP

Les liaisons SIP sont principalement considérées comme une technologie qui contribue à renforcer les avantages des communications unifiées en matière de productivité, d'efficacité et de service à la clientèle. Cependant, elles peuvent aussi engendrer d'importantes réductions de coûts sur les plans de l'administration et des infrastructures.

On distingue trois mécanismes par lesquels les liaisons SIP peuvent réduire le coût global des communications d'une organisation :

• Les PBX IP à liaisons SIP peuvent réduire les tarifs des communications de 25 % à 75 %.
• Ils réduisent considérablement les immobilisations en passerelles et autres dispositifs de contrôle des frontières du réseau requis pour assurer l'interconnexion de l'infrastructure de communications unifiées au réseau téléphonique public commuté (RTPC), par l'élimination des interfaces pour passerelles MRT.
• La suppression de l'ensemble de cette infrastructure physique et la réduction du nombre de points d'interconnexion permettent de réaliser des économies sur les frais de maintenance, de formation et d'administration.
• L'établissement de liaisons par centre tarifaire plutôt que pour chaque commutateur élimine la sous-utilisation de la largeur de bande associée aux liaisons IDB spécialisées.

Les liaisons SIP permettent aux organisations de réaliser immédiatement des économies, tout en jetant les bases de l'infrastructure réseau nécessaire à la mise en œuvre immédiate ou ultérieure d'une suite d'applications de collaboration.

2. Économies sur le plan immobilier grâce au télétravail

Après que Cisco Systems, le géant mondial des systèmes de réseautage, eut complété la mise à niveau des téléphones de bureau du personnel pour prendre en charge la mobilité des postes, n'importe quel employé pouvait s'asseoir à un poste de travail, ouvrir une session sur le téléphone qui s'y trouvait et accéder à l'ensemble de ses paramètres de préférence, y compris sa liste de composition abrégée, ses messages d'accueil et bien plus.

Tout à coup, n'importe quel poste de travail pouvait être considéré comme un poste à partager. Cisco a éliminé les espaces de travail réservés partout où les conditions pratiques le permettaient, notamment dans le cas des vendeurs et des télétravailleurs. L'entreprise a ainsi pu réduire considérablement ses frais immobiliers par personne, qui représentaient le deuxième plus important poste à son budget, de même que les frais associés au câblage, au mobilier et à d'autres dépenses.

Vous pouvez vous attendre à économiser en moyenne de 8 000 $ à 16 000 $ par année pour chaque télétravailleur exécutant ses tâches depuis son domicile. Grâce à des outils de collaboration efficaces tels que la vidéo sur poste de travail, les fonctionnalités de réunions en ligne, de gestion de la présence et autres, le télétravail devient une réalité accessible à un plus grand nombre d'entreprises.

3. Rapatriement à l'interne des services de téléconférence

Plusieurs organisations qui migrent vers les liaisons SIP choisissent de rapatrier à l'interne les services de téléconférence et de conférence Web. Elles peuvent ainsi économiser chaque année des centaines de milliers de dollars en frais de téléconférence.

Si vous avez confié vos services de téléconférence en impartition, vous pourriez récupérer votre investissement en technologies de collaboration en quelques mois à peine. Combinées à la réduction des tarifs de communication et des frais de maintenance que procure la mise en œuvre de liaisons SIP, ces économies vous permettent d'amortir rapidement votre investissement et de réaliser des économies à long terme.

4. Réduction des frais de déplacement et gains d'efficacité grâce à la téléprésence

On distingue trois catégories de communications vidéo : la vidéo sur poste de travail, la vidéoconférence et la téléprésence. La vidéo sur poste de travail est un excellent outil pour les réunions à l'improviste, mais la téléprésence est devenue à ce point nette et réaliste – au point de créer l'illusion d'un contact visuel direct – qu'elle peut constituer une option valable de remplacement des voyages d'affaires.

Bien entendu, la réduction des déplacements entraîne des économies, mais les organisations constatent que le principal avantage de la téléprésence découle du fait qu'elle permet à leurs employés d'utiliser plus efficacement la plus précieuse des ressources, leur temps. En donnant aux hauts dirigeants la possibilité de participer pleinement à plusieurs réunions aux quatre coins du globe en quelques heures à peine, les services de téléconférence permettent à vos gestionnaires de jouer plus efficacement leur rôle de superviseurs des activités de l'entreprise.

5. Combinaison de systèmes disparates

L'une des caractéristiques des outils de collaboration est leur tendance à regrouper les systèmes disparates. Par exemple, les téléphones de bureau reliés à un PBX ont cédé la place à des appareils reliés à un routeur, éliminant du même coup la nécessité d'installer du câblage téléphonique, des passerelles et beaucoup d'autre matériel. Les répertoires des employés et les réseaux intranet peuvent aussi être combinés en un système unifié.

Le résultat? Votre entreprise enregistre des gains d'efficacité tout en réduisant ses frais de mise à niveau. Les économies engendrées par la collaboration proviennent tout autant de la réduction des frais d'administration des TI par l'unification que de la compression des frais associés aux déplacements et à la téléphonie.

De puissantes économies combinées

Non seulement les solutions de collaboration réduisent-elles les coûts, mais elles produisent aussi un effet direct sur les mesures de productivité et rehaussent le niveau global d'agilité des entreprises. La collaboration minimise les délais de réaction ainsi que le nombre d'étapes à accomplir dans de multiples processus, et peut aussi réduire considérablement le temps requis pour rechercher n'importe quel type de ressources à l'interne.

Bell a acquis une vaste expérience dans la planification et la mise en œuvre de solutions pour tous les types d'organisations, quelle que soit leur envergure. Pour découvrir comment nous pouvons vous aider, communiquez avec votre représentant Bell ou cliquez ici afin que l'un de nos conseillers prenne contact avec vous.

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Tirer pleinement parti du télétravail, outil d'évaluation, octobre 2010

Liaisons SIP : Dynamisez votre réseau, livre blanc, janvier 2010, livre blanc, août 2010